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Projektassistenz (m/w/d)
Für unseren namhaften Auftraggeber in Erlangen suchen wir zum frühestmöglichen Eintrittstermin eine Projektassistenz (m/w/d).
Ihr Aufgabengebiet
- Administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen)
- Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen Veranstaltungen
- Büromanagement (Beschaffung/Koordination von Büroausstattung wie Möbeln, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc., Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für Seminare, IT-Ausstattung)
- Sammlung und Bearbeitung aller Signatur-/Autorisierungsanfragen gemäß dem Signaturprotokoll im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams
- Betreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.)
- Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E-Reiseverfahren sowie Beantragung von Visa
- Vervollständigung von Arbeitszeittabellen und Spesenabrechnungen im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams
- Zusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten, Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentationen und Korrespondenzen (z. B. Berichte, Risikoprotokolle) bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
- Bearbeitung/Unterstützung von Personalabläufen (Einstellungen, Kündigungen, Ernennungen, Prüfung von Stundenzetteln), Einarbeitung von Neuanfängern in das Projektteam zur Sicherstellung des HR-Prozesses
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung und mehr als 3 Jahre Berufserfahrung als Mitarbeiter im Backoffice, als Assistent oder in einer vergleichbaren Position
- Vertrautheit, Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit MS 365-Anwendungen (Word, Outlook, Teams), Software und der Nutzung vernetzter PCs sind unerlässlich. Kenntnisse in SAP- und SE-internen Tools (E2E Travel, Ariba, SAP für Abwesenheitsmanagement, CIBT Visa etc.) bzw. ausgeprägte Lernbereitschaft
- Fähigkeit, höflich und professionell mit Kunden, Kollegen und Lieferanten umzugehen
- Bereitschaft, als Teil eines Teams zu arbeiten, interne und externe Kontakte zu knüpfen, Unternehmensabläufe zu erlernen und mit minimaler Unterstützung zu agieren
- Selbststarter mit der Fähigkeit, unter minimaler Aufsicht zu arbeiten
- Anpassungsfähigkeit an neue Situationen und Unterstützung anderer Funktionen im Team
- Erfahrung in der Arbeit in einem multikulturellen Umfeld, mit der Fähigkeit, kulturelle Unterschiede professionell zu berücksichtigen und zu überwinden
- Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Flexible Arbeitszeiten
- Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche
- Volle soziale Absicherung
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Persönliche Beratung und Betreuung
